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 プライベートメールや携帯メールとは根本的に異なるビジネスメール。
処理が遅くなれば業務に支障をきたすし、不備があったり書き方がマズいと、送った本人だけではなく、会社そのもののレベルが疑われてしまいます。
ここでは、常識ともいえるビジネスメールの基本テクニックを紹介します！
[ 1 ] 署名をつけるのはいまや常識！
社外の人間に電話をかけるとき、自分の名前と会社名を名乗るのは常識。そしてメールでも同様です。文頭、文末の署名に氏名、会社名を明記し、受け手に差出人が誰なのかを伝えるべきです。
署名には、最低でも氏名、会社名、住所、連絡先を記入のこと。
[ 2 ] アドレス帳には敬称を入れよう！
受信メールを利用してアドレス登録すると、登録名は送信者が設定した名前になります。自分の名前を敬称にする人はいないので、そのままだと大事な相手を呼び捨てにしてしまいます。
登録後は必ず編集し、○○様のように敬称を付け加えましょう。
[ 3 ] ビジネス現場ではHTMLメール厳禁！
グラフィカルな表現ができるHTMLメール。しかし、この形式は危険なタグが含まれていることもあり、コンピュータウイルスを警戒するビジネスシーンでは嫌われます。
受け手によっては不快感を与えるため、送信はテキスト形式の方がベターです。
[ 4 ] 迅速な返事が相手を安心させる
仕事上の連絡もメールで済ますケースが多くなった現代。返事のスピードも相手の印象を左右する重要な要素となっています。メールがどんな内容であれ、素早い対応は相手を安心させます。
その日のメールはその日に返す。そういう心がけが重要なのです。
[ 5 ] 相手を怒らせないメールの書き方
相手の顔色が見えないメールは、無機質な印象を与えがち。特に○○してほしいといった要望は書き方がマズイと相手を不快にさせます。不快感を与えないためには、文頭で相手に配慮し、私見で感想を述べ、建設的な意見をいう。ひと工夫が必要です。
[ 6 ] 犯してはならないメールのタブー
相手のPC環境が自分と同じとは限りません。受け手がどんな環境でも対応できるように、文字や記号は一般的なものを使用し、連絡せずに1MB以上のファイルを送るのはやめましょう。
また、添付ファイルはWIN環境を考え、拡張子をつけるとベターです。
[ 7 ] BCCを利用した上手な同報メール
入社や退職、時節のあいさつ等、同一内容のメールを共通点のない複数の相手にメールする場合は、自分を送信先にしてBCCメールする方法がオススメです。
この方法なら、受け手に余計な情報を知られないうえ、1枚ずつ送信する手間も省けます。
[ 8 ] フォルダや振り分けでメールを整理整頓
取引相手が増えれば、一日のメール受信量も増加します。受信箱は連絡の行き違い等が発生する前にフォルダや振り分け設定を使って、整理整頓しましょう。
取引先ごとにフォルダを作って、受信時にそれぞれ振り分けされるように設定すれば万全です。
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 ビジネスライフが円滑になる手帳を使ったスケジュール管理
社内会議やクライアントとの打ち合わせ、営業……などなど、対外的な活動に多くの時間が割かれる社会人に必要なスキルの１つであるのが、スケジュ−ル管理。自分が抱えている仕事や打ち合わせの予定を書き出し、記録で先の行動を把握する。スケジュールをまとめることは、時間の管理をしやすくするだけではなく、自分のすべきことも明確にしてくれるのです。
予定の密度によって推奨するスケジュ−ル欄のタイプが変わってきます。まずは、自分の業務形態を理解し、それに合う最適のものを選択するとよいでしょう。
 
- 特徴
1週間の予定を時間単位で一覧できる。またメモ欄のスペースが広いので、備忘録としても活用可能。
- こんな人にオススメ
スケジュール管理のほかにメモ帳としての機能も兼ね備えているので、
会議や打ち合わせが多い人に向く。
- 上手に記入するコツ
1.予定欄が狭いので、記号や略語を使って簡潔に記入する
2.線の引き方を工夫し、仕事とプライベートの区別をつける
3.メモ欄は乱雑に使うと混乱を招く。スケジュールとリンクした書き込みを心がけること
 
- 特徴
1ヵ月のスケジュールが直感的に把握できる。
また、月単位なのでページ数が少なくてすむ。
- こんな人にオススメ
仕事のスパンが長期の人、仕事が定期的でアポイントや打ち合わせなど
突発的な予定が少ない人に向く。
- 上手に記入するコツ
1.1日のスペースが狭いので、記号や略語で記入するほか、シールの活用も効果的
2.仕事とプライベートの区分けは、スペースの上下や色分けなどで行う
3.細かい時間管理は工夫が必要
ここで紹介するアイテムを使いこなして、
機能性と実用性を兼ね備えたエキスパートな手帳を完成させよう。
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